グループウェアの文書管理で業務の効率化をアップ

グループウェアの文書管理で業務の効率化をアップ

グループウェアは、企業などの組織に所属する人々のコミュニケーションを促進し、業務効率を高めるソフトウェアです。

また、グループウェアは社員のスケジュール管理やチャット・メールツールなど社員間のコミュニケーションを取るためのツールでもあります。

文書管理システムとは、多くはグループウェアとは別なシステムです。この記事で参考にしたソフトウェアIntra-martでは、NTTデータの豊富な開発力を活かした、グループウェア文書管理システムから、基幹システムERPとの連携も可能です。

そもそもグループウェアとは何?

グループウェアとは、企業の組織の人々のコミュニケーションを円滑にして、業務効率を高めるソフトウェアです。グループウェアは、SAPなどのERPソフトウェアとは別なもので、企業の各部署のLANネットワーク内でメールやスケジュール管理を行います。

グループウェアは、人事・総務・ヘルプデスクなどの社内外の連絡が必須の部署では必須ですが、開発や運用等の部署では、通常のメールソフトやG-mailを使用している人もいます。グループウェアの機能には以下のようなものがあります。

  • メール・チャット機能
  • スケジュール管理
  • ファイル
  • 機器予約
  • 会員連絡先リスト

グループウェアはドキュメント管理機能もありますが、文書管理システムとは多少違います。実際には、ドキュメント共有機能を文書管理と呼んでいるメーカーもあるため、実際の業務に合わせた文書管理機能のあるソフトウェアを選択する必要があります。

社内のドキュメント共有も、先ほどのメールソフトと同じようにグループウェアを使用する社員もいれば、社内LANの共有フォルダを使用する人など様々です。しかし、最近はセキュリティを強化する意味で文書管理システムを取り入れる企業が増えています。

グループウェアとは異なる文書管理システムとは?

文書管理システムとは、すべてのドキュメントを効率的で一元化された管理をするソフトウェアです。ここでは、グループウェアとは別なソフトウェアとして考えます。文書管理システム主な機能は以下のようなものです。

  • 複数のファイルを収集する
  • ドキュメントの重複排除
  • 社内ネットワーク上の機器や他システムとの連動
  • 複合機(スキャナー)で読み取った文書の自動保存や、基幹システムから出力された電子帳票の読み込みが可能

例えば、書類を作成するときは、ワードやエクセルやパワーポイントなどを使用しますが、これらのファイルを一つの文書に保存することができます。

さらに、その文書を元のドキュメントとして、リンクを公開フォルダに公開することができます。配布するのは元ドキュメントのリンクだけなので、大きな容量の文書でもストレージを節約することができます。画像ファイルの容量が増えた今では有効な機能ですね。そして、元のドキュメントを削除すると配布先からも自動的にリンクが削除されます。

社内ネットワーク上の機器や他のシステムとの連動とは、複合機で読み取った文書の自動保存や基幹システムから出力された電子帳票の読み込みが可能になっています。

今までは、基幹システムの情報は別にログインして確認する必要ありましたが、文書管理システムなら、その他の文書と同一に扱う事ができます。昨今の文書管理問題を考えても、社内の文書を一元管理することは、プライバシー保護やセキュリティ面でも安心と言えるでしょう。

このように文書管理システムとは、グループウェア・基幹システムとの連携も可能な、機能ソフトウェアと言う事ができます。さらに、ISOの業務統制にまで対応した文書管理しシステムもあります。これは既存の紙データを電子データ化する時代には、重要になってくると思います。

グループェアとERPの違いとは?

グループウェア、ERPについて説明する前に、まずは企業の基幹システムについて説明します。基幹システムとは、企業の根幹となるシステム(大型サーバー)のことで、一般的に財務会計・生産管理・販売管理・購買管理・在庫管理・人事管理の6つのシステムを指しています。

ERPとは、これら部門ごとの基幹システムを統合して一元管理し、さらには基幹システムだけでは補えない情報システムなどを加えたものです。ERPを使用すると、一元化したデータを俯瞰して見ることができるので、世の中の流れに適応した迅速で合理的な経営判断が可能となります。

グループウェアは、これらの部門間を連携するコミュニケーションツールです。ですから、よくグループウェアを導入して業務が効率化したというのは、本来は広義のERPのことを指しています。

もちろん、グループウェアを使用すると、社内の連絡がスムーズになり、各種ドキュメントも共有できるので業務のスピードは上がります。しかし、全社的な資源(人・物・金)を有効活用するような見える化は、グループウェアでは行えません。

グループェアと文書管理システムを連携させる

ここでは、グループウェアと文書管理システムの連携について話をします。文書管理システムは、グループウェアと連携させることで基幹システムの情報も共有できるようになります。

基幹システムの情報とは、例えば販売情報・在庫情報などの最新のデータを指します。これらの情報をグループウェアで共有できれば、より業務の見える化も進むので業務の効率もアップします。

ここで参考にした、Intra-martは、グループウェア・文書管理システム・ワークフロー(業務の見える化をするソフトウェア)を統合したソフトウェアです。それをさらにクラウド化してERPと連携させることもできます。会社ごとのことなる業務に対応してこれらのシステムを開発することもできます。

まとめ    

グループウェアと文書管理についてのまとめです。「グループウェア」を使用すると文書を共有でき、部門間での情報共有が可能になるので業務の効率化と見える化を可能にします。

そして、文書管理を更に高度に使用したい場合は、「文書管理ステム」を追加して、OCRを使ったスキャン機能や基幹システムとの連携を行います。

「ERP」は、企業の基本的な業務パッケージを一つにまとめて、資源を見える化し、経営資源を効率化するソフトウェアです。

一方で、「財務管理ソフトウェア」や「販売管理ソフトウェア」などの単体でのパッケージソフトウェアも販売されています。

「グループウェア」に関しても、「メールソフト」や「チャットツール」「スケジュール管理」など個別のソフトウェアも用意されています。

そして「グループウェア」で、これらのソフトウェアを一元化する意味とは、社内ネットワークで情報を共有してセキュリティを高める点にあります。

また、グループウェアを使用すると個人のPCで大量の文書・音声・動画ファイルを保存する必要がないので、ストレージの効率化にもなり、業務もより快適に行う事ができます。

このように、社員情報や社内文書を一元化する背景には、昨今の文書管理問題があります。現在も、過去の紙ベースの資料をしっかりと保管してあるのかが、曖昧な企業もたくさんあります。

先日の給付金配布業務で活躍したNTTグループNTT-DATAのAI-OCRシステムは、手書きの文章をスキャンして電子データにすることによって職員の疲労軽減と迅速な給付を可能にしました。

今後も、このような情報の電子化が必須になってくるため、グループウェアによって文書ファイルを一元化しておく必要性が高まっています。グループウェア導入の際には、どの程度文書管理ができるかも確認してくことが必要です。

 

参考URL:

【Intra-mart ドキュメント管理】

https://www.intra-mart.jp/products/iaa/dms/iaa.html

【Intra-mart グループウェア】

https://www.intra-mart.jp/products/iaa/iac/groupware.html