グループウェア の 文書管理 で 業務 の 効率化 を アップ

グループウェア は、企業などの組織に所属する人々のコミュニケーションを促進しするものです。ここでは、そんな グループ ウェア について紹介します!

 

目次

グループ ウェア の 文書管理 で業務の 効率化 をアップ

そもそも グループ ウェア とは何?

グループ ウェア とは異なる文書管理システムとは?

グループ ウェア と ERP の違いとは?

グループ ウェアと文書管理システムを連携させる

まとめ

 

グループウェア の 文書管理 で業務の 効率化 をアップ

文書管理システムとは
文書管理システムとは

グループウェア は、企業などの組織に所属する人々のコミュニケーションを促進し、業務効率を高めるソフトウェアです。

また、 グループ ウェア は社員の スケジュール管理 や チャット ・ メールツール など社員間のコミュニケーションを取るためのツールでもあります。

文書管理システム とは、多くは グループ ウェア とは別なシステムです。

この記事で参考にしたソフトウェア Intra-mart では、 NTT データ の豊富な開発力を活かした、 グループウェア 文書管理 システム から、 基幹システム ERP との連携も可能です。

 

そもそも グループウェア とは何?

文書管理システムとは
文書管理システムとは

グループ ウェア とは、企業の組織の人々のコミュニケーションを円滑にして、 業務効率 を高めるソフトウェアです。 グループ ウェア は、 SAP などの ERP ソフトウェアとは別なもので、企業の各部署の LANネットワーク 内で メール や スケジュール管理 を行います。

グループ ウェア は、 人事 ・ 総務 ・ ヘルプデスク などの社内外の連絡が必須の部署では必須ですが、開発や運用等の部署では、通常のメールソフトやG-mailを使用している人もいます。 グループ ウェア の機能には以下のようなものがあります。

  •  メール ・ チャット機能
  •  スケジュール管理
  •  ファイル
  •  機器予約
  •  会員連絡先リスト

グループ ウェア はドキュメント管理機能もありますが、 文書管理 システム とは多少違います。

実際には、 ドキュメント共有機能 を 文書管理 と呼んでいるメーカーもあるため、実際の業務に合わせた 文書管理 機能 のあるソフトウェアを選択する必要があります。

社内の ドキュメント 共有 も、先ほどのメールソフトと同じように グループ ウェア を使用する社員もいれば、社内LANの共有フォルダを使用する人など様々です。

しかし、最近はセキュリティを強化する意味で文書管理システムを取り入れる企業が増えています。

 

グループウェア とは異なる 文書管理システム とは?

グループウェア 文書管理
グループウェア 文書管理

文書管理システム とは、すべての ドキュメント を 効率的 で一元化された管理をする ソフトウェア です。

ここでは、 グループ ウェア とは別な ソフトウェア として考えます。 文書管理システム 主な機能は以下のようなものです。

  • 複数のファイルを収集する
  • ドキュメントの重複排除
  • 社内ネットワーク上の機器や他システムとの連動
  • 複合機(スキャナー)で読み取った文書の自動保存や、基幹システムから出力された電子帳票の読み込みが可能

例えば、書類を作成するときは、ワードやエクセルやパワーポイントなどを使用しますが、これらのファイルを一つの文書に保存することができます。

さらに、その文書を元のドキュメントとして、リンクを公開フォルダに公開することができます。配布するのは元ドキュメントのリンクだけなので、大きな容量の文書でもストレージを節約することができます。画像ファイルの容量が増えた今では有効な機能ですね。そして、元のドキュメントを削除すると配布先からも自動的にリンクが削除されます。

社内ネットワーク上の機器や他のシステムとの連動とは、複合機で読み取った文書の自動保存や 基幹システム から出力された電子帳票の読み込みが可能になっています。

今までは、 基幹システム の情報は別にログインして確認する必要ありましたが、 文書管理システム なら、その他の文書と同一に扱う事ができます。昨今の文書管理問題を考えても、社内の文書を一元管理することは、プライバシー保護やセキュリティ面でも安心と言えるでしょう。

このように 文書管理システム とは、 グループ ウェア ・ 基幹システム との連携も可能な、機能ソフトウェアと言う事ができます。さらに、ISOの業務統制にまで対応した文書管理しシステムもあります。これは既存の 紙データ を 電子データ 化する時代には、重要になってくると思います。

 

グループェア と ERP の違いとは?

グループ ウェア 、 ERP について説明する前に、まずは企業の 基幹システム について説明します。

基幹システム とは、企業の根幹となるシステム( 大型 サーバー )のことで、一般的に財務会計・生産管理・販売管理・購買管理・在庫管理・人事管理の6つのシステムを指しています。

ERP ( ドイツ SAP など)とは、これら部門ごとの 基幹システム を統合して一元管理し、さらには 基幹システム だけでは補えない情報システムなどを加えたものです。

ERP を使用すると、一元化したデータを俯瞰して見ることができるので、世の中の流れに適応した迅速で合理的な経営判断が可能となります。

グループ ウェア は、これらの部門間を連携するコミュニケーションツールです。ですから、よく グループ ウェア を導入して業務が効率化したというのは、本来は広義の ERP のことを指しています。

もちろん、 グループ ウェア を使用すると、社内の連絡がスムーズになり、各種ドキュメントも共有できるので業務のスピードは上がります。

しかし、全社的な資源(人・物・金)を有効活用するような見える化は、 グループ ウェア では行えません。

 

グループェア と 文書管理システム を連携させる

ここでは、 グループ ウェア と 文書管理システム の連携について話をします。 文書管理システム は、 グループ ウェア と連携させることで 基幹システム の情報も共有できるようになります。

基幹システム の情報とは、例えば販売情報・在庫情報などの最新のデータを指します。これらの情報を グループ ウェア で共有できれば、より業務の見える化も進むので業務の効率もアップします。

ここで参考にした、 Intra-mart は、 グループ ウェア ・ 文書管理システム ・ ワークフロー (業務の見える化をするソフトウェア)を統合したソフトウェアです。

それをさらに クラウド 化して ERP と連携させることもできます。

会社ごとのことなる業務に対応してこれらのシステムを開発することもできます。

 

まとめ

グループ ウェア と 文書管理 についてのまとめです。

「 グループ ウェア 」を使用すると文書を共有でき、部門間での情報共有が可能になるので 業務 の 効率化 と 「 業務 の 見える化 」 を可能にします。そして、 文書管理 を更に高度に使用したい場合は、「 文書管理ステム 」を追加して、 OCR を使った スキャン 機能や 基幹 システム との連携を行います。

ERP は、企業の基本的な 業務パッケージ を一つにまとめて、 資源 を 見える化 し、経営資源を 効率化 するソフトウェアです。一方で、「 財務管理ソフトウェア 」や「 販売管理ソフトウェア 」などの単体での パッケージソフトウェア も販売されています。

グループ ウェア に関しても、 メールソフト や チャットツール , スケジュール管理 など個別の ソフトウェア も用意されています。そして グループ ウェア で、これらのソフトウェアを一元化する意味とは、社内ネットワークで情報を共有して セキュリティ を高める点にあります。

また、 グループ ウェア を使用すると個人のPCで大量の文書・音声・動画ファイルを保存する必要がないので、ストレージの効率化にもなり、業務もより快適に行う事ができます。このように、社員情報や社内文書を一元化する背景には、昨今の文書管理問題があります。

現在も、過去の紙ベースの資料をしっかりと保管してあるのかが、曖昧な企業もたくさんあります。

先日の 給付金配布業務 で活躍した NTTグループ NTT – DATA の AI – OCR システムは、手書きの文章をスキャンして電子データにすることによって職員の疲労軽減と迅速な給付を可能にしました。今後も、このような情報の 電子化 が必須になってくるため、 グループ ウェア によって 文書ファイル を 一元化 しておく必要性が高まっています。

グループ ウェア 導入 の際には、どの程度文書管理ができるかも確認してくことが必要です。

 

参考URL:

【Intra-mart ドキュメント管理】

https://www.intra-mart.jp/products/iaa/dms/iaa.html

【Intra-mart グループウェア】

https://www.intra-mart.jp/products/iaa/iac/groupware.html