Zoomでウェビナーを開催する方法とノウハウを紹介

Zoomでのウェビナーの開催方法(開催時間・日時・集客のノウハウ)

ここでは、ウェビナーの開催方法について説明します。オンラインならではの、事情やノウハウを理解して開催することが大切です。

Zoomでウェビナーを開催する曜日

Zoomでウェビナーの開催する曜日は、平日の火曜日〜木曜日がいいと言われています。月曜日と金曜日は、ビジネスマンが忙しくなる曜日なので避けた方が無難です。

しかし、インターネットのアクセス数自体は、金曜日に多くなる傾向も見られるので、ウェビナーの内容によっては他の曜日を狙っても良いと思います。

マケフリHP(Blogging X社 ウェビナー参加率・曜日調査データ)

参考:https://makefri.jp/event/8214/#i-7

参考:経営者をセミナー集客しやすい曜日や時間帯は?

Zoomでのウェビナーの開催時刻

Zoomでの開催時刻は、従来では15:00や16:00に終了すると業務の終了時間や帰宅時間に合わせられましたが、ウェビナーでは特別に時間に拘る必要がありません。しかし、集客を多くするのであれば、平日の時間に設定することをおすすめします。

経営者セミナーなどは、19:00以降になってしまうと相手のスケジュールの都合上、参加しなかったりキャンセルになってしまう場合もあるので、避けた方が良さそうです。

参考:https://seminar-lab.net/post-7/

Zoomでのウェビナーの開催時間

Zoomでのウェビナーの開催時間は、30分から1時間30分くらいと言われていて、一般的には60分が最適です。理由は、ウェビナーは実際のプレゼンとは違い、オンラインの特徴から多くの参加者に集中して聞いてもらうのが難しいためです。

60分の内訳は、開場10分・講演30分~40分、質疑応答10分~20分となります。開場の10分間は、参加者が時間通り集まらない、Zoomの設定に時間がかかっている等の考慮のためです。アイスブレイクを設け、参加者が積極的に関わり、他の参加者も有意義な情報を得られることを目指します。

参考 

開催時間の長さはどうするか

集客開始時期

ウェビナーの集客開始時期は、2週間前からが適切です。大規模なウェビナーの場合は1ヶ月くらい前からでも良いと思いますが、これは例外扱いです。ウェビナー参加者の75%が2週間前, 60%が1週間前から応募すると言われています。

この数字を見ても、魅力的なウェビナーだと感じた人達は、募集開始からすぐに申し込むことが多いようです。開催が近づくにつれて、リマインダーを使用することはとても重要です。開催の一週間前、開催1日前、開催1時間前にリマインダーメール、ツイッター・FacebookなどのSNSアカウントから発信します。

一番重要なのは、リマインダーメールという調査結果もありますので、「より具体的なサブジェクト」「講師の紹介」「当日に説明する内容を箇条書き」にしてメールの読者にウェビナーへの参加を促します。

上記に加えて、開催3日前、開催2日前、開催日の朝6時、開催3時間前などを追加するとより効果的です。これは、ウェビナーの登録者のうち参加するのは約40%という調査結果があり(ITと比べて、製薬・金融関係はもう少し参加率が高い)、忘れてしまっている視聴者が多いという理由からです。

参考

https://kotanigawakenji.com/video-marketing/4-statistics-and-9-ways-to-sell-with-webinars

https://www.samuraiz.co.jp/adobeproduct/connect/column/index08.html

https://makefri.jp/event/8214/

Facebook広告を利用する

Facebookへの投稿を頻繁に行うことによって、ウェビナーへ登録する人を増やすことができます。より、魅力的で目立つバナーを作成することによって、1回の投稿でも数件から10件の登録が生まれる可能性があります。

ウェビナーと関連したデジタルコンテンツを販売する場合は、その利益を集客のための広告費に使うことができます。そのため、見込み顧客あたりの損益分岐点を知っておき、見込み顧客獲得単価が「損益分岐点」を下回る限り、広告で損をすることはありません。

例えば、数万円のデジタルコンテンツを販売した場合、人数にもよりますがウェビナー参加者単価は1500~2000円/人と言われています。この顧客獲得単価(CPA)に対してクリック率(CTR)が0.97%、そして成約率(CVR)が9.77%と言われているので、Facebookを利用するとかなり効果的です。

しかし、1人から1クリックされたとしても成約(CVR)に繋がるとは限りません。広告クリックの収入は得られますが、一番の目的である成約に繋げるためには、コンテンツを充実させる必要があります。メールアドレスを登録することで、録画配信または報告レポートを特典として付けることで、コンバージョン率のアップが期待できます。

単価:参考

申し込みフォーム

申し込みフォームを活用して、ウェビナーの集客を行う事もできます。申し込みフォームに辿り着くまでに詳細のテキストを読んで行くわけですが、申し込みフォームの離脱率は40%~50%、多い時は70%と言われています。

対策としては、ウェビナー申し込みフォームの「入力項目を最低限にする」ことです。前提として、本文の内容はもちろん大切ですが、せっかく読者が入力フォームまで辿り着いたにもかかわらず、離脱してしまわないように工夫をします。そして、入力フォームをシンプルにすることによって、送信してもらえる可能性が高くなります。

ボタンの配置やフォームのサイズなども工夫する必要がありますが、一番大切なのはシンプルにすることです。フォームは、「メールアドレス」「件名」「本文」くらいに絞っても良いかもしれません。詳細な情報は、その後にやり取りすることも可能だからです。

他には、大企業や有名な主催者であれば、フォームの項目が多くても返信が来る確率は高いです。それでも、一般的にはその大量の入力フォームを見ただけで離脱する人がほとんどです。企業のウェブ資料の例で言うと、サービス導入事例のPDFファイルを閲覧するには、企業への登録が必要ですが、入力項目が多いと本当に必要な人しか登録しないことがあります。

参考:

https://liskul.com/wm_formcv16x18-3786

任意の会社名記入項目を削除したことで、離脱率が低下。最終的に億円の利益アップに

Zoomで有意義なウェビナーを開催すノウハウとは

ここでは、Zoomで有意義なウェビナーを開催するノウハウとは何かについて説明します。セミナーとの違いを意識して進めることがポイントです。

Zoomで対談形式がおすすめ

リアルでのセミナーがウェビナーになったことで、リスナーの集中度や関心を集めることが難しくなっています。そのため、より深く聞いてもらいたい、伝えたいメッセージがあるのであれば、Zoomの参加型にします。

よく、SNSなどでも主催者と他の3人が加わって、会議をしている場面を見る事ができます。この場合もテレビやラジオのように、ただ見たり聞いたりするだけではなく、主催者が意見言って、それに対して参加者が自分の意見を話したります。これを見ていると、参加者の一人が途中で離脱したり、カメラの調子が悪くなったりする場面に遭遇しますが、そのような場面でも微笑ましい雰囲気が生まれていました。

そのためにも、主催者は話にメリハリをつけるなどの進行に関する工夫が必要です。ウェビナーも、先ほどのSNSのように拡散して多くの人達に見てもらうために、「拡散用のハッシュタグ」を用意しておくといいと思います。

その他には、他社の人や専門家の方を招いて、自社の社員との対談形式にするのも良いと思います。一人が黙々と話をしていると退屈なコンテンツになりがちですが、この場合は話が盛り上がり、コンタクトリストを増やすことにも繋がります。

また、専門家の方がいることにより幅広いテーマが扱えることができ、企業の抱える疑問を専門家の方に聞くことができます。また、対談の方が準備コストが低いという特徴もあります。登壇者が一人で多くの解説するのは、綿密な資料準備を要して大変です。

参加者同士のグループワークを導入

大勢の参加するウェビナーであっても、参加者同士のグループワークを行うことができます。Zoomであれば、無料で「ブレイクアウトルーム機能」を利用することができ、これによって1つの会議を複数に分割することができます。

例えば、40人の受講者を、8人ずつ5グループに分けて同時に活動させることが可能です。グループワークの方が、面白いアイデアや疑問を引き出すことができます。8人で多い場合は、4人のグループにするとアイデアや意見を出しやすくなります。話すテーマは、その日のテーマに関わることで指定し、誰か一人をリーダーとして選んでも良いと思います。

自社の業務に抱える課題(今後DX化によって解決したいこと)

自社内でDX化する際、ハードルになること3つ挙げてください(環境・人材・予算等)

自社が持つ強み3つ挙げて下さい(DXで強化したいアイデア)



Zoomでのウェビナー当日のオペレーションについて

ここでは、Zoomでのウェビナー当日のオペレーションについて説明します。司会の進め方やサポートスタッフの扱い方が成功へのポイントです。

司会

本番のオペレーションは、講演者に加えて、司会とサポートスタッフの二名体制が必須です。司会の人が講演者に意見を求めたり、進行を行います。講演者の反応は、司会者の質問によって変わってくるので、相性の良い人が望ましいです。参加者が聞きたいのは、講演者の意見やノウハウなので、できるだけそれを遮らないように講演者に話をさせるように進行します。また、時間管理にも気を配りたいところです。

サポートスタッフ

サポートスタッフは、いわばエンジニアのような役割を果たす場合があります。大手のウェビナー代行では、映像機器やデータ管理エンジニアがサポートスタッフとして働いています。各拠点と通信と繋いだりする場合には、通信が途切れないように注意を払います。

コメントを拾うのも、サポートスタッフの役割です。リアルタイムでコメントを拾って、皆で共有するようにすると、一緒に参加している感覚が強くなります。また、チャットでのコール・アンド・レスポンスなどの雰囲気作りも大切な仕事です。

時間管理も大切な仕事です。司会の人に残り時間を伝えたりします。サポートスタッフは、ウェビナーの規模によっても変わってくると思いますが、一人でもいると心強い存在です。

参考:「気をつけるべきこと」事前準備編



Zoomでウェビナーを開催する方法とノウハウを紹介 まとめ

ここまで、ウェビナーの開催方法のポイントついてまとめてきました。現在ウェビナーで使用されているツールで有名なものは、「Zoom」「Cisco webex」「Microsoft Teams」があります。その中でも、Zoomは圧倒的な知名度と人気があり、グループワーク・ツール内投票・アンケート機能などが備わっています。これらの機能は、ウェビナーの規模に関わらず役に立つツールなので、活用することが大切です。

ツールには、ネットワークに特化したり、アカウントを集約して使いやすさを追求したりと、各社様々な特徴があります。集客や当日のオペレーションについては、様々な方法が紹介されていますが、まずは実践してみてノウハウを蓄えるのが最善だと思います。グループワーク機能は、ウェビナー・各種研修・会議など、今後も必要になる場面が多いので、開催方法をマスターしておくことが大切です。



参考URL:

https://it-trend.jp/webinar/article/691-0005

https://webtan.impress.co.jp/e/2020/04/15/35714

https://www.pasonagroup.biz/service/webiner01

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